Вот здесь в условиях конкурса нигде не сказано, что дети должны быть от какого-либо учреждения культуры.
http://www.cultura.kh.ua/uk/projects...-tg-shevchenka
"У конкурсній програмі беруть участь виконавці-аматори, автори."
Вот, что здесь написано. То есть, в конкурсе может принять участие ЛЮБОЙ ребенок, и не важно, что он посещает. Про то, что при этом ребенок ДОЛЖЕН посещать кружок - ни слова.
Так что Ваше объяснение не соответствует действительности.
"Якщо до відділу культури надходять запрошення на конкурси, де можуть брати участь інші заклади міста, то ми завжди інформуємо про це відповідний заклад або керівника гуртка чи колективу, які підходять до умов проведення конкретного конкурсу".
Например? Назовите хотя бы один областной конкурс, о котором отдел культуры за прошедший год информировал соответствующее учреждение, или руководителя кружка, не относящегося к музшколе или дому культуры?
И при всем уважении, я просила дать ответ не руководителя Дворца культуры, а представителя Отдела культуры горсовета.
В данном случае, извините, Вы лицо заинтересованное проталкивать в конкурсы исключительно "своих" детей.